Pilot verplicht inroosteren van team ouders achter de bar

Details

Gepubliceerd: dinsdag 25 april 2023 05:45

Hits: 317

Afgelopen zaalseizoen hebben we een pilot gedraaid met het inzetten van ouders van jeugdspelers achter de bar. Bij deze een terugkoppeling van de ervaringen en de opvolging ervan.

Aanleiding

We vinden het belangrijk dat onze kantine op trainingsavonden en zaterdag open is en dat spelers en toeschouwers een drankje en evt. hapje kunnen doen en dat we elkaar in de kantine kunnen ontmoeten. Dit is tevens een van de grootste inkomstenbronnen voor TOP, waardoor we weer andere activiteiten kunnen organiseren.

Helaas kunnen we met de huidige barvrijwilligers niet alle diensten vullen en blijven er diensten open staan. We zien ook dat niet alle ouders een vrijwilligersrol binnen de vereniging oppakken. Daarom hebben we een pilot gedraaid met het verplichten van jeugdteam ouders voor de open bardiensten.

Wat was het plan

1. Op het moment dat het speelrooster & rijschema bekend is geven we vrijwilligers de kans om in te schrijven voor de diensten die hen goed uit komen via de KNKV app. (Communicatie via website, socials en bar-whatsapp).
2. Na het verlopen van de deadline (ca een week) zullen we de gaten in het rooster opvullen met (ouders van) jeugdteams. (Communicatie via de contactouder in de ouderapp).
3. Ouders van het ingedeelde jeugdteam bepalen zelf onderling (via de team app bijvoorbeeld) wie de teamdienst(en) invult en geven dit door aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Ervaringen

• Veel ouders begrijpen dat het nodig is om een steentje bij te dragen.
• Op 1 team na hebben alle teams ouders aangeleverd om de bardiensten te draaien.
• De meeste teams zijn gevraagd 2 á 3 diensten in te vullen van november tot en met maart.
• Het duurt vaak lang voordat de bevestiging vanuit de team app terug komt bij de roosteraar. Vaak (vrijwel altijd) is een reminder nodig in de team app om een reactie te krijgen. Dit kost tijd voor de roosteraar om hier achteraan te gaan.
• De verplichte dienst hielp een aantal ouders de drempel over, om de eerste keer te staan en te merken dat het staan niet ingewikkeld is en eigenlijk vaak ook heel gezellig.
• Een aantal ouders werden echt enthousiast en heeft zich ingeschreven als vrijwilliger om vaker te staan en zelf zijn diensten te kunnen inplannen.
• Het blijkt in sommige teams moeilijk “niet actieve” ouders te activeren en komt dan bij de ouders terecht die al dingen doen.
• Sommige momenten zijn extra lastig in te roosteren:
• Op het moment dat het rooster nog niet bekend is;
• Op het moment dat het rij schema nog niet bekend is;
• De “vrije” weekenden tussen de officiële competitie in.

Dit komt vooral omdat het rooster dan “Last Minute” bekend is. 

Opvolging

We hebben voor nu besloten het inroosteren van team ouders op zaterdag voort te zetten om de gaten in het rooster op te vullen. We willen het proces de komende tijd nog verder aanscherpen. Mocht je tips/ervaringen hebben, laat het weten via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Aandachtspunten voor nu

• Betere instructie op papier achter de bar;
• Wat doen we als teams geen mensen leveren?
• Werving van mensen die zich vrijwillig inschrijven.

We hopen dat meer mensen enthousiast worden om af en toe vrijwillig een dienst te draaien en zich dus op eigen gewenst moment in te schrijven. Dit kan via de KNKV app. Je kunt zelf inschrijven wanneer het je uitkomt en ook bepalen hoe vaak je wilt staan. 

Er is ook een whatsapp-groep  “TOP Bar Vrijwilligers”, waarin we je herinneren in te schrijven als het rooster weer bekend is/gevuld is. Mocht je dit willen, neem even contact op met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., dan helpen we je op weg!